Handreiking participatie externe initiatiefnemers

Informatiebijeenkomst.

Informatiebijeenkomst.

Het gesprek voeren met uw omgeving

Stel: u heeft een plan. U wilt bijvoorbeeld een nieuwe garage bij uw huis plaatsen, een festival organiseren of aan de slag met een speelterrein in de wijk. Of misschien  heeft u beroepsmatig een groter plan, zoals het bouwen van een appartementencomplex met zorgfunctie. Dan heeft u vaak een vergunning nodig.
De gemeente Weert vindt het dan belangrijk dat de omgeving goed en op tijd betrokken wordt bij dit plan. Binnen de nieuwe Omgevingswet wordt ook om meer initiatief voor draagvlak bij de initiatiefnemer gevraagd. Dit wordt ook wel participatie genoemd. Op deze pagina leest u wat er van u verwacht wordt en geven we tips over hoe u als initiatiefnemer de omgeving kunt betrekken.

Waarom vinden we het gesprek met de omgeving belangrijk?

Het gesprek met de omgeving is belangrijk om de volgende redenen:

  • Uw buren en anderen in uw omgeving stellen het op prijs om van u als initiatiefnemer over het plan te horen.
  • U voorkomt dat mensen in uw omgeving verrast worden op het moment dat bekend wordt dat er een vergunningsaanvraag is ingediend, waardoor ze mogelijk sneller geneigd zijn om een klacht of bezwaar in te dienen.
  • Door in gesprek te gaan over uw plan, komt u erachter wat uw omgeving ervan vindt. U krijgt inzicht in de kansen en zorgen die er zijn. Deze inzichten kunnen u helpen om uw plan beter te maken, waardoor er meer draagvlak in de omgeving ontstaat (en er achteraf daardoor ook minder kans is op klachten of bezwaren).
  • Als gemeente willen we een zorgvuldig besluit nemen. Daarvoor moeten we inzicht krijgen in de verschillende belangen die rondom uw plan spelen, zodat we die goed af kunnen wegen. Dit draagt bij aan de snelheid van het besluit.

Hoe organiseer ik het gesprek met mijn omgeving?

Hieronder beschrijven we hoe u in een paar stappen het gesprek met de omgeving kunt organiseren.

Ga na wie er iets van uw plan gaat merken, en wie u nodig heeft om het plan te realiseren. Het bouwen van een garage kan bijvoorbeeld geluidsoverlast geven tijdens de bouw of zorgen voor schaduw in de tuin van de buren zodra de garage er is.

Hoe groter de impact van uw plan, hoe groter de kring direct betrokkenen. Zorg ervoor dat iedereen die belang heeft bij het plan, de kans krijgt om deel te nemen aan het gesprek.

Niet ieder plan vraagt om even veel participatie. Bij het bouwen van een garage is de impact op de omgeving immers minder groot dan bij de bouw van een speelvoorziening in de wijk. Om een idee te krijgen van hoeveel participatie binnen uw plan gepast is, hebben we een quickscan ontwikkeld. Deze quickscan bestaat uit vier simpele vragen. Uit de scan komt een score, die bepaalt welk niveau van participatie waarschijnlijk gepast is. Er zijn vier niveaus mogelijk:

  • Level 0: een gesprek met de directe buren is voldoende. Er hoeven geen bewijsstukken te worden aangeleverd.
  • Level 1: direct betrokkenen informeren. Zorgen inventariseren en toelichten.
  • Level 2: directe omgeving laten meedenken en belangen meewegen.
  • Level 3: omgeving laten meewerken en breed informeren.

Open de 'Quickscan participatie'

Aan de hand van de uitkomst van de quickscan, maakt u een plan voor participatie. Hierin schrijft u op:

  • Welk niveau van participatie u wilt gebruiken.
  • Wat de vraag is waarover u met de belanghebbenden in gesprek wilt gaan.
  • Hoe u het gesprek wilt voeren.
  • Wanneer u dit wilt doen.

Tip: het helpt om het in fases te doen. Spreek eerst de direct omwonenden, en daarna pas overige belanghebbenden.

De eerste stap na afronding van uw participatieplan is om tot actie over te gaan, en de belanghebbenden uit te nodigen voor een gesprek.

Als uw plan groter is, kan het zijn dat er meerdere overlegmomenten nodig zijn.

De manier waarop u het gesprek aangaat, kunt u zelf bepalen. Het is belangrijk om op een goede manier het gesprek te voeren met uw omgeving. Enkele tips:

  • Overleg het liefst met belanghebbenden op de locatie waar het plan straks komt.
  • Werk zoveel mogelijk met beelden, zodat belanghebbenden inzicht krijgen in hoe het plan er uit komt te zien na realisatie.
  • Leg aan de hand van de beelden uit wat je ideeën zijn.
  • Geef aan waar je al rekening mee hebt gehouden als het gaat om je omgeving. Geef de deelnemers vervolgens de kans om hierop te reageren.
  • Probeer tijdens de gesprekken belangen, bezwaren, zorgen of ideeën boven tafel te krijgen. Achterhaal ook wat betrokkenen sámen belangrijk vinden.
  • Geef aan of je wel of niet iets met de opmerkingen kan doen en waarom. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al eerdere besluiten genomen, of is er simpelweg regelgeving waar je rekening mee moet houden.
  • Maak goede afspraken over het vervolg.

Het is belangrijk om als initiatiefnemer een verslag te maken van elk gesprek dat heeft plaatsgevonden.

Vermeld in het verslag:

  • Waar en wanneer het gesprek heeft plaatsgevonden;
  • Wie u daarvoor heeft uitgenodigd;
  • Wie er aanwezig waren;
  • Wie zich hebben afgemeld;
  • Een samenvatting van wat u als initiatiefnemer heeft gezegd, wat door de deelnemers is ingebracht en wat de uiteindelijke uitkomst was van het gesprek. Geef daarbij een inschatting of er sprake is van groot draagvlak, beperkt draagvlak of geen draagvlak voor uw plan;
  • Afspraken die u heeft gemaakt.

Geef richting de deelnemers aan of u het plan naar aanleiding van het gesprek wilt bijstellen of niet.
Als u het plan wilt wijzigen, geef dan duidelijk aan wat deze wijzigingen zijn.
Als u ervoor kiest om het plan niet bij te stellen, beschrijf dan waarom u daarvoor kiest.

Onderdeel van de vergunningsaanvraag zijn:

  • De score die uit de quickscan is gekomen.
  • De gespreksverslagen.
 
Hoe beoordeelt de gemeente het gesprek met de omgeving?

Als u het gesprek goed heeft gevoerd en u kunt dat aan de gemeente laten zien, dan kan u dat helpen bij het krijgen van een vergunning. We kijken als gemeente dus naar participatie. Daarbij kijken we eerst of de score uit de quickscan is toegevoegd aan de vergunningsaanvraag. Vervolgens kijken we naar de gespreksverslagen. Op basis daarvan stellen we de vragen:

  • Is het toegepaste participatielevel reëel gezien de aard van het initiatief?
  • Is er gezien de score uit de quickscan sprake geweest van voldoende participatie?
  • Zijn de meningen van de belanghebbenden meegenomen in het plan?
Deze site gebruikt cookies. Info / uitzetten