Evenementenvergunning

Wil je als particulier, bedrijf of instelling een sportwedstrijd, evenement, popconcert of fancy-fair in de gemeente Weert organiseren dan heb je in veel gevallen een evenementenvergunning nodig. De gemeente kan onder specifieke voorwaarden een vergunning verlenen. Organiseer je een kleinschalig evenement dan is een melding vaak voldoende.

Weet je niet zeker of je een vergunning moet aanvragen of een melding moet doen? Doe dan nu de 'evenementenchecker', via de knop hieronder:

Wat heb je nodig?

Voor het aanvragen van een vergunning is er ook een aantal bijlagen nodig:

• Inrichtingstekening op maat en schaal. Op de website van de Veiligheidsregio Limburg-Noord staat beschreven waar zo'n kaart aan moet voldoen (pdf-bestand). Een digitale kaart kun je eventueel maken met de website www.openstreetmap.org.
• Veiligheidsplan bij middelgrote en grote evenementen. Dit veiligheidsplan is een hulpmiddel om het evenement goed te kunnen organiseren. Onderaan deze pagina is een format voor het Veiligheidsplan te downloaden, deze is beschikbaar als Word-bestand (.docx-bestand) of als Open Document Text (.odt-bestand). Deze bestanden zijn met de meeste tekstverwerkers te openen en in te vullen.
• Ontheffing Alcoholwet. Als je alcohol gaat schenken en/of verkopen dan heb je ook een aparte ontheffing Artikel 35 van de Alcoholwet nodig. Zonder deze ontheffing mag je géén alcohol schenken of verkopen.
• Zet je verkeersregelaars in bij het evenement? Zorg dan voor aanmelding van het evenement via de website www.verkeersregelaarsexamen.nl. Na aanmelding van het evenement geven wij toestemming en ontvang je een code. Deze code kun je aan de toekomstige verkeersregelaars sturen, zodat zij zich kunnen aanmelden en de verplichte online cursus kunnen doen. De gemeente Weert heeft geen eigen verkeersregelaars.

Wat moet je doen?

• Vooraankondiging (melding)

  Een vergunningsplichtig evenement of activiteit moet vóór 15 november van het kalenderjaar zijn aangemeld via het digitale formulier 'Vooraankondiging evenement of activiteit'. Zie de knop 'Online regelen' bovenaan deze pagina voor een link naar dit formulier. 

   Dit is een vooraankondiging: het is nog géén aanvraag. De daadwerkelijke aanvraag moet je apart doen, zie stap 2 hieronder.

  Met het indienen van een vooraankondiging bekijken we of het voldoet aan de regels per evenementenlocatie. Denk hier bijvoorbeeld aan het maximaal aantal evenementen per week / maand / jaar per locatie. Deze regels staan beschreven in de 'Handleiding Bijzondere Wetten'.

  • Aan het indienen van een vooraankondiging kunnen géén rechten worden ontleend.
  • Als het maximale aantal evenementen per locatie bereikt is, is het niet meer mogelijk om op die locatie een evenement te organiseren.
  • Staat het evenement of de activiteit niet op de evenementenkalender en wordt de aanvraag later ingediend? Dan is het niet vanzelfsprekend dat het evenement door kan gaan. Het kan namelijk zijn dat er een ander evenement gepland is of dat jouw aanvraag niet voldoet aan de voorschriften uit het handboek.

• Aanvraag indienen

  • Een klein evenement (melding) meld je minimaal 4 weken voorafgaand aan de datum van het evenement. Hiervoor gebruik je het formulier ‘Evenement melden’. Dit formulier vind je bovenaan de pagina onder de knop ‘Online regelen’. Voor een evenement (A-categorie) geldt een periode van 8 weken. Hiervoor gebruik je het formulier ‘Aanvraagformulier evenement of activiteit’ (pdf-bestand). Dit formulier vindt je bovenaan de pagina onder de knop ‘Online regelen’.  
  • Voor een middelgroot evenement (B-categorie) of een groot evenement (C-categorie) moet  de vergunning minimaal 14 weken voorafgaand aan de datum van het evenement aangevraagd worden. Hiervoor gebruik je het formulier 'Aanvraagformulier evenement of activiteit' (pdf-bestand), zie de knop 'Online regelen' bovenaan deze pagina voor een link naar dit formulier.  
  • Aanvragen die te laat worden ingediend zullen niet vanzelfsprekend in behandeling genomen worden, ook al zijn deze wel als vooraankondiging gedaan (zie stap 1 hierboven).
  • Denk aan het meesturen of inleveren van de vereiste bijlagen (zie eerder op deze pagina).
  • Je kunt het ingevulde formulier per post of e-mail sturen of inleveren bij de informatie- en servicebalie in de hal van het stadhuis. De contactgegevens staan in het formulier vermeld.
    
    

  Zonder het compleet ingevulde en ondertekende aanvraagformulier wordt jouw aanvraag niet in behandeling genomen.

• Behandeling van de aanvraag

  Na ontvangst van jouw aanvraag toetsen wij deze aan de 'Handleiding Bijzondere Wetten' en de 'Algemene Plaatselijke Verordening (APV)'. Vervolgens bepalen we in welke categorie het evenement valt (melding, A, B of C-evenement).
  
  Evenementenaanvragen worden ter advisering voorgelegd aan interne en externe adviseurs van bijvoorbeeld de politie en de Veiligheidsregio Limburg-Noord. Zij hebben 2 weken de tijd om een advies uit te brengen. Mede op basis van deze adviezen wordt de aanvraag getoetst en gekeken of  vergunningverlening mogelijk is of dat er wellicht nog aanvullende zaken geregeld moeten worden.  Het kan ook zijn dat de vergunningsaanvraag wordt afgewezen. Als er aanvullende informatie opgevraagd moet worden dan stopt de termijn en hebben de adviseurs opnieuw 2 weken de tijd om te adviseren. Houdt hier dus rekening mee bij het indienen van de aanvraag!

Kosten

Voor het in behandeling nemen van een aanvraag heft de gemeente leges op grond van de legesverordening (hoofdstuk 3).

Voorwaarden

De vergunning kan onder meer worden geweigerd in het belang van:

• De openbare orde.
• Het voorkómen of beperken van overlast.
• De verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen.
• De zedelijkheid of gezondheid.
• De bescherming van het milieu.

Verzekering

Zorg voor een goede verzekering voor een evenement. Hiervoor ben je zelf verantwoordelijk. Daarnaast is er een vrijwilligersverzekering afgesloten via de gemeente Weert.  

In de gemeente Weert zijn alle afspraken over evenementen vastgelegd in de 'Handleiding Bijzondere Wetten'.