Evenementenvergunning aanvragen

Wil je een evenement organiseren? Dan heb je meestal een evenementenvergunning nodig. In deze tekst leggen we uit wat je moet doen, welke documenten je nodig hebt en waar je rekening mee moet houden. Twijfel je of je evenement een vergunning of alleen een melding nodig heeft? Gebruik dan de Evenementenchecker.

Wat moet je doen?

Je vraagt de evenementenvergunning aan bij de gemeente Weert. Dit doe je via het digitale formulier:

Aanvraagformulier evenementenvergunning

Als je inlogt met DigiD, kun je het formulier tussendoor opslaan en later verder invullen. Gebruik je geen DigiD, dan moet je het formulier in één keer volledig invullen en versturen. Als je later stopt, moet je opnieuw beginnen.
Kun je het digitale formulier niet gebruiken? Neem dan contact met ons op,

Waar moet je op letten?

Heb je eerder een vooraankondiging gedaan? Dan heb je in december een bericht ontvangen van de gemeente Weert. In dat bericht staat of jouw evenement valt onder categorie A, B of C.

Deze categorie bepaalt hoe lang van tevoren je de aanvraag moet indienen:

• Categorie A: minimaal 8 weken van tevoren
• Categorie B: minimaal 14 weken van tevoren
• Categorie C: minimaal 26 weken van tevoren

Wacht liever niet tot het laatste moment. Je mag de aanvraag altijd eerder indienen. Dit betekent niet automatisch dat je aanvraag ook sneller wordt behandeld. Dat hangt af van de drukte en de planning.

Heb je geen vooraankondiging gedaan? Dan bepaalt de gemeente bij de aanvraag in welke categorie jouw evenement valt. Ook dan gelden dezelfde termijnen van 8, 14 of 26 weken.

Wat betekenen de categorieën?

• Een A-evenement is een klein evenement. Hierbij is meestal geen advies van hulpdiensten nodig. Vaak komen de bezoekers vooral uit Weert.
• Een B-evenement is groter. Er worden ook bezoekers van buiten Weert verwacht. Bij dit soort evenementen wordt altijd advies gevraagd aan hulpdiensten.
• Een C-evenement is een groot evenement met veel bezoekers, soms ook uit Nederland of het buitenland. Ook hierbij wordt altijd advies gevraagd aan hulpdiensten.
• B- en C-evenementen hebben meer voorbereiding nodig. Daarom moet je deze eerder aanvragen. De categorie wordt bepaald met een risicoscan van de veiligheidsregio.

Wat heb je nodig voor de aanvraag?

Om je aanvraag goed te kunnen behandelen, moet je een aantal documenten meesturen. Deze kun je aan het einde van het aanvraagformulier uploaden. Je hebt altijd nodig:

• Een volledig ingevuld aanvraagformulier.
• Een overzichtstekening van het hele evenement.

Voor veel buitenlocaties zijn al tekeningen beschikbaar. Staat jouw locatie er niet bij of heb je hulp nodig bij het intekenen? Neem contact op met Weert Marketing, zij kunnen je verder helpen. De tekening moet voldoen aan bepaalde eisen. Deze eisen staan op de pagina Evenementenlocaties.

Soms zijn extra documenten nodig, afhankelijk van jouw evenement:

• Bij grotere evenementen kan een verkeersplan verplicht zijn. Hierin beschrijf je hoe bezoekers reizen, waar ze parkeren en welke verkeersmaatregelen je neemt, zoals omleidingen, hekken, borden en verkeersregelaars. Ook afsluiting van wegen moet hierin staan.
• Bij B- en C-evenementen is meestal een veiligheidsplan nodig. Daarin leg je uit welke risico's er zijn en welke maatregelen je neemt, zoals beveiliging, toegangscontrole, toezicht en verlichting. Ook beschrijf je wat je doet bij een noodsituatie. Hier vind je een voorbeeld van een veiligheidsplan (pdf-bestand).

Daarnaast kunnen ook nodig zijn:

• Bouwboeken, tentboeken en/of berekeningen van constructies, zoals tenten, groter dan 50 m² en/of hoger dan 6 meter.

Organiseer je een circus? Dan moet je ook een circus- of bouwboek meesturen met technische gegevens van de tent, installaties en stoelopstelling. Als er dieren aanwezig zijn, moet je ook een lijst met dieren en een verklaring over de verzorging en behandeling van de dieren aanleveren.

Kosten

De kosten van een evenementenvergunning hangen af van de categorie en de behandeling van de aanvraag. De actuele bedragen staan in de legesverordening.

De huidige kosten zijn:

• Melding: gratis
• A-evenement: € 36,-
• B-evenement: € 197,-
• C-evenement: € 5.130,-

Hoe gaat het daarna verder?

• Na het indienen van je aanvraag ontvang je eerst een bevestiging dat de gemeente jouw aanvraag heeft ontvangen. Zodra de aanvraag in behandeling wordt genomen, krijg je ook de naam van jouw behandelaar en informatie over hoe je contact kunt opnemen.
• De gemeente probeert jouw aanvraag binnen een week op te pakken.
• De behandeling start met een controle. Hierbij wordt gekeken of je aanvraag compleet is, of alles klopt, of je op tijd bent, welke categorie bij je evenement hoort en of er geen problemen zijn met andere evenementen. Ook wordt bekeken of je misschien nog andere vergunningen nodig hebt.
• Soms moet je extra informatie aanleveren of iets aanpassen. Bij grotere wijzigingen kan er overleg nodig zijn. Het kan ook zijn dat je wordt uitgenodigd voor een vooroverleg met de gemeente en hulpdiensten.
• De gemeente probeert binnen een week na de start van de behandeling te laten weten of jouw aanvraag compleet genoeg is om verder te behandelen. Je krijgt altijd bericht als jouw aanvraag in orde is.

Waar moet je nog meer rekening mee houden?

Naast de evenementenvergunning heb je soms nog andere vergunningen of meldingen nodig. Op dit moment kun je deze helaas nog niet tegelijk aanvragen. De gemeente werkt eraan om dit in de toekomst makkelijker te maken.

Voor sommige activiteiten tijdens je evenement heb je extra toestemming nodig, zoals:

• Omgevingsvergunning (bijvoorbeeld als de locatie niet is bestemd voor evenementen)
• Melding Brandveilig gebruik: je moet een melding doen via het Omgevingsloket als je in een (tijdelijke) verblijfsruimte verzorging biedt aan:
  • Meer dan 10 kinderen jonger dan 12 jaar, of
  • Meer dan 10 personen met een lichamelijke of verstandelijke beperking.
• Ontheffing Alcoholwet: er mag alleen 'bedrijfsmatig' alcohol worden geschonken in horecazaken die over een Alcoholwetvergunning beschikken. Als je zwak-alcoholische dranken (15% alcoholpercentage of minder) wil schenken bij een bijzondere gelegenheid, zoals een evenement, jubileum of feest, dan heb je een ontheffing nodig op grond van artikel 35 van de Alcoholwet.
• Melding klein kansspel (kienen, bingo, rad van avontuur, loterij)

Deze aanvragen kun je nu nog niet in één keer doen. Hier wordt aan gewerkt.